4 Tipps für ein papierloses Büro

Firmengründung - Wie Sie ihr Unternehmen papierlos starten

Bei der Firmengründung liegt natürlich immer der Fokus auf der Tätigkeit die Sie am Besten können. Liegt Ihre Haupttätigkeit nicht im Bereich Steuern oder Buchhaltung, dann müssen Sie sich zusätzlich um dieses Thema kümmern. Wenn Sie von Anfang mit der richtigen Software arbeiten, dann können Sie Ihr Unternehmen so gut wie papierlos und effizient führen.

Buchhaltungssoftware – mit Bankanbindung

Buchhaltungssoftware gibt es wie Sand am Meer und die Auswahl ist nicht einfach. Die besten Erfahrungen haben wir mit WISO MeinBüro gemacht, welches wir aktuell auch einsetzen. Das wichtigste Zusatzmodul für unseren Einsatzbereich ist das Bankingmodul zum Abgleich eingehender Zahlungen. Das einfache Erstellen von Rechnungen und der Versand der .pdf Dateien per E-Mail war ein weiterer wichtiger Punkt bei der Entscheidung für die Software. Eine Anbindung an Shopsysteme wird angeboten, ist für uns allerdings nicht interessant.

Zusammenarbeit mit DATEV online

Aus der Buchhaltungssoftware kann auf Knopfdruck die erstellte Rechnung nach .pdf in einen sogenannten Austauschordner für DATEV exportiert werden. Dieser Austauschordner wiederum ist mit DATEV online verknüpft über das Ihr Steuerberater Zugriff auf Ihre erstellten Rechnungen bekommt. Suchen Sie sich daher einen Steuerberater der DATEV online für Sie anbietet. Sie sind ortsungebunden wenn es um die Wahl des Steuerberaters geht, da Sie komplett digital arbeiten.

Ihre DATEV online Software bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit eingehende Rechnungen direkt an das DATEV System weiterzuleiten. Das bedeutet, dass Sie eine E-Mail mit einer eingehenden Rechnung einfach an eine für Sie erzeugte DATEV E-Mail Adresse weiterleiten können. Damit landet die entsprechende Rechnung im DATEV System und steht Ihrem Steuerberater zur Bearbeitung zur Verfügung.

Wir handhaben es so, dass wir eingehende Rechnungen direkt per Mail weiterleiten und ausgehende Rechnungen über den Austauschordner verschicken, um den Überblick zu behalten, welche Rechnungsnummern bereits beim Steuerberater gelandet sind.

Richten Sie eine E-Mail Adresse für Ihre Rechnungen ein

Achten Sie darauf, dass Sie von Anfang an so viele Lieferanten wie möglich davon überzeugen Ihnen die Rechnungen per E-Mail zu senden. Das erleichtert die Übergabe an den Steuerberater. Zur besseren Übersichtlichkeit richten Sie sich eine eigene E-Mail Adresse für Ihre Rechnungen ein. Zum Beispiel rechnungen@beispielfirma.de. Sollten Sie trotzdem noch Rechnungen per Post erhalten, oder müssen Sie beispielsweise Tankbelege an den Steuerberater weiterleiten, dann scannen Sie diese Dokumente und schicken diese per E-Mail an das Datev System.

Dieser Workflow hat sich in unserem Unternehmen bewährt. Die gesamte Abwicklung für den Steuerberater beträgt nur noch ca. 2 Stunden an einem Tag im Monat. Eine Rechnung mit wenigen Rechnungspositionen zu erstellen dauert nicht länger als 3 Minuten. Durch die Anbindung von WISO MeinBüro an das Bankkonto können eingehende Zahlungen direkt mit den offenen Rechnungen abgeglichen werden. Möchten Sie dies nicht selbst übernehmen, kann das auch der Steuerberater für Sie machen. Dieser wird dafür allerdings eine extra Gebühr berechnen. Wir gleichen unsere Rechnungen selbst ab, einfach um den Überblick über die Zahlungen zu behalten. Nicht jeder Kunde erhält bei uns direkt eine Mahnung. Manche kontaktieren wir telefonisch bezüglich offener Rechnungen. Diese Differenzierung kann der Steuerberater natürlich nicht machen.

Digitale Ablage

Erstellen Sie auf Ihrem Server oder NAS eine nach Jahren sortierte Ordnerstruktur für Ihre Belege. Grundsätzlich ist es so, dass alle Belege bei DATEV gespeichert sind, trotzdem passiert es manchmal, dass Sie z.B. gescannte Belege auch noch auf Ihrem PC speichern. Innerhalb der Jahresordner erstellen Sie dann noch monatlich einen Ordner und speichern dort die entsprechenden Belege für den jeweiligen Monat. Zusätzlich können Sie dort auch Ihre Kontoauszüge der Bank speichern, die dann passend zu DATEV alle Zahlungsein- und -ausgänge darlegen.

Auf diese Weise bleiben Sie im Büro so gut wie papierlos. Das schützt die Umwelt und Ihr Büro bleibt aufgeräumt.

Fazit

Machen Sie sich als Firmengründer von Anfang an Gedanken zur Buchhaltung und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über DATEV online. Viel Erfolg mit Ihrem Unternehmen.