Die Faktura
Angebote, Rechnungen, Mahnungen
Mit dem Zusatzmodul Faktura können Sie Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt aus dem Xpert-Timer erstellen. Die erfassten Zeiten in Ihrem Projekt können Sie nach "verrechenbar" und "nicht verrechenbar" kategorisieren. Alle abrechenbaren Zeiten können Sie dann automatisiert in Ihre Rechnung übertragen. Dabei werden alle beinhalteten Zeitstempel auf den Status "abgerechnet" gesetzt. Die verwendete Angebots- bzw. Rechnungsvorlage können Sie individuell nach Ihren Vorgaben gestalten.
Ist es Ihnen lieber, die Zeitstempelliste als Anhang der Rechnung beizufügen, ist dies kein Problem. Sie können Rechnungen mit freien Rechnungsposten erstellen und sämtliche Daten der Rechnungspositionen anpassen. Xpert-Timer bietet zusätzlich die Möglichkeit XRechnungen, QR-Rechnungen, GiroCode und PDF Rechnungen zu erzeugen. Somit können sie auch die geforderten E-Rechnungen (XRechnungen) für Verwaltungen und bei öffentlichen Aufträgen erstellen.
Verfügen Sie über eine Postbox bei DATEV Unternehmen Online, können Sie Rechnungen ganz einfach per E-Mail an Ihren Steuerberater, bzw. direkt ins DATEV System senden.
Eine genaue Beschreibung zum Umfang der Faktura finden Sie im Handbuchkapitel: Faktura.
Die Angebots- bzw. Rechnungsverwaltung im Xpert-Timer:
XRechnung, Swiss-QRCode und Giro-QR werden unterstützt.
Im Xpert-Timer werden unterschiedliche Rechnungsformate in der Faktura unterstützt. Sie können wählen zwischen folgenden Ausgaben:
Druck oder PDF
Traditionelles .pdf Dokument, welches Sie als Anhang an Ihre Kunden schicken können oder einfach ausdrucken.
QR-Rechnung
QR-Rechnungen sind Standard in der Schweiz, um den zahlungsprozess zu vereinfachen. die QR-Rechnung ersetzt die traditionellen Zahlungsmethoden wie den Einzahlungsschein und ist für die digitale und papierbasierte Zahlungsabwicklung geeignet. Hier die Schlüsselaspekte der QR-Rechnung:
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QR-Code: Das Kernstück einer QR-Rechnung ist ein quadratischer QR-Code, der alle relevanten Zahlungsinformationen enthält. Dieser Code kann mit einem Smartphone oder einem speziellen Scanner gelesen werden.
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Datenintegration: Der QR-Code enthält alle notwendigen Informationen für die Zahlung: Betrag, Empfänger, Kontoangaben, Referenznummer usw. Dies erleichtert die automatische Verarbeitung und verringert das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe.
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Einfachheit und Effizienz: Durch Scannen des QR-Codes können Zahlungen schnell und einfach ohne manuelle Dateneingabe durchgeführt werden. Dies spart Zeit sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Zahlenden.
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Kompatibilität: QR-Rechnungen sind sowohl für Online-Banking-Systeme als auch für die Verarbeitung in traditioneller Papierform konzipiert. Sie können ausgedruckt und per Post versendet oder digital übermittelt werden.
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Standardisierung: Die Einführung der QR-Rechnung ist Teil eines Bestrebens, den Zahlungsverkehr zu standardisieren und zu modernisieren. Sie folgt einem standardisierten Format, das von Banken und Unternehmen in den betreffenden Ländern anerkannt wird.
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Vielseitigkeit: Neben den Standardzahlungsinformationen können QR-Rechnungen zusätzliche Informationen enthalten, wie Zahlungsbedingungen oder Informationen zum Rechnungssteller.
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Sicherheit: Da alle relevanten Informationen verschlüsselt im QR-Code enthalten sind, ist die Zahlungssicherheit im Vergleich zu manuellen Überweisungen erhöht.
GiroCode
Ein .pdf Dokument welches einen QR-Code für Banking Apps beinhaltet für Überweisungen. Der GiroCode ist auch bekannt als "EPC QR-Code". Dabei handelt es sich um eine Technologie die speziell für die Vereinfachung von Banktransaktionen in der Eurozone entwickelt wurde. Er basiert auf dem QR-Code-Format und wird hauptsächlich für Überweisungen verwendet. Hier einige Schlüsselmerkmale des GiroCodes:
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Informationsspeicherung: Der GiroCode enthält alle notwendigen Informationen für eine Banküberweisung, wie Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck.
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Einfache Handhabung: Die Daten können einfach durch Scannen des QR-Codes mit einem Smartphone oder einem speziellen Scanner erfasst werden. Dies ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Übertragung der Überweisungsdaten.
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Standardisierung: Der GiroCode folgt dem europäischen Zahlungsraum (SEPA) Standard. Dies stellt sicher, dass er für Überweisungen innerhalb der Eurozone universell einsetzbar ist.
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Integration in Rechnungen: Oft wird der GiroCode auf Rechnungen gedruckt, um Zahlungen zu vereinfachen. Empfänger können dann den Code scannen und die Zahlungsinformationen werden automatisch in ihr Online-Banking-System übernommen.
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Sicherheit: Da die Informationen im QR-Code enthalten sind, verringert sich das Risiko von Tippfehlern bei der manuellen Dateneingabe, was zu einer sichereren und genaueren Zahlungsabwicklung führt.
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Kompatibilität: Der GiroCode ist mit den meisten modernen Online-Banking-Apps und -Systemen kompatibel, was eine breite Akzeptanz und Nutzung ermöglicht.
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Effizienz für Unternehmen: Unternehmen nutzen den GiroCode häufig auf ihren Rechnungen, um den Zahlungsprozess für ihre Kunden zu vereinfachen und die Effizienz der Zahlungseingänge zu verbessern.
XRechnung
Die XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der vor allem in Deutschland genutzt wird. Sie ist Teil eines größeren Bestrebens, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu vereinfachen und zu standardisieren. Hier sind einige wichtige Punkte zur XRechnung:
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Elektronisches Format: Die XRechnung ist ein digitales Rechnungsformat. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ist die XRechnung in einem strukturierten Datenformat wie XML formatiert.
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Standardisierung: Sie folgt einem standardisierten Format, das von der Europäischen Union im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU vorgegeben ist. Dieser Standard soll die Interoperabilität zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen in der EU verbessern.
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Pflicht für öffentliche Aufträge: In Deutschland ist die XRechnung insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verbindlich. Unternehmen, die Dienstleistungen oder Waren an die öffentliche Hand liefern, müssen ihre Rechnungen in diesem Format übermitteln.
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Vorteile: Die XRechnung ermöglicht eine effizientere Rechnungsverarbeitung. Da sie maschinenlesbar ist, kann sie automatisch in Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und die Fehlerquote bei der Rechnungsbearbeitung.
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Inhalt: Eine XRechnung enthält alle wesentlichen Informationen einer herkömmlichen Rechnung, wie Rechnungsdatum, Betrag, Steuerinformationen, Lieferantendaten und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.
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Übermittlung: XRechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt werden, etwa per E-Mail oder über spezielle Rechnungsnetzwerke. Wichtig ist, dass das Format der elektronischen Rechnung beibehalten wird.
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Zugänglichkeit: Der Standard ist so gestaltet, dass er leicht zugänglich und umsetzbar ist, sowohl für große Unternehmen als auch für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen).
Die Einführung der XRechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsstellung und -verarbeitung. Sie fördert die Effizienz, Transparenz und Standardisierung im Geschäftsverkehr, insbesondere im Kontext öffentlicher Aufträge.
