Projekt- und Auftragszeiten auf dem Smartphone erfassen
Die Arbeitswelt ist mobiler denn je. Projekt- und Auftragszeiten entstehen längst nicht mehr ausschließlich am Schreibtisch, sondern auf der Baustelle, im Außendienst, beim Kunden oder im Homeoffice. Genau deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine Zeiterfassung auf dem Smartphone. Das Mobiltelefon ist fast immer griffbereit und ermöglicht es, Projekt- und Auftragszeiten direkt zu erfassen.
Mit einer Auftragszeiterfassung gehören handschriftliche Stundenzettel, vergessene Projektzeiten oder nachträgliche Schätzungen der Vergangenheit an. Stattdessen werden Beginn und Ende einer Tätigkeit direkt vor Ort, oder unterwegs, je Kunde, Projekt und Auftrag dokumentiert. Das spart Zeit, reduziert Übertragungsfehler und sorgt für eine transparente Dokumentation der geleisteten Projekt- und Auftragszeiten.
Warum ist eine Zeiterfassung auf dem Smartphone sinnvoll?
Wer seine Zeiten erst am Abend oder sogar erst am Ende der Woche notiert, vergisst häufig einzelne Tätigkeiten oder schätzt Zeiten ungenau. Das führt nicht nur zu unvollständigen Aufzeichnungen, sondern erschwert auch die Nachkalkulation von Projekten und Aufträgen.
Mit einer Auftragszeiterfassungs-App auf dem Smartphone lassen sich Projekt- und Auftragszeiten unmittelbar erfassen. Ein Fingertipp genügt, um den Timer zu starten oder zu stoppen. Kunden, Projekte und Aufgaben können direkt ausgewählt werden. Dadurch entstehen vollständige und nachvollziehbare Zeitaufzeichnungen, die sowohl für die Projektplanung als auch für die spätere Abrechnung genutzt werden können.
Gerade kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe, Freiberufler und Dienstleister profitieren davon, weil keine zusätzlichen Geräte oder Terminals benötigt werden. Das Smartphone ist bereits vorhanden und begleitet die Mitarbeiter den gesamten Arbeitstag.
Wo lassen sich die Zeiten mobil erfassen?
Eine moderne Projekt- und Auftragszeiterfassung endet nicht an der Bürotür. Sie begleitet den Arbeitsalltag überall dort, wo Leistungen erbracht werden.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Baustellen
- Kundentermine
- Wartungs- und Serviceeinsätze
- Montagearbeiten
- Außendienst
- Homeoffice
- Reisen
- Projektbesprechungen
Gerade unterwegs ist eine schnelle und einfache Bedienung entscheidend. Start und Ende einer Tätigkeit sollten sich mit wenigen Fingertipps je Auftrag dokumentieren lassen. Ebenso hilfreich ist die Möglichkeit, Notizen, Fotos oder weitere Informationen direkt dem jeweiligen Projekt oder Auftrag zuzuordnen.
Offline arbeiten funktioniert unabhängig vom Mobilfunknetz
Nicht überall steht eine stabile Internetverbindung zur Verfügung. Auf Baustellen, in Kellern, Industriehallen oder ländlichen Regionen kann der Empfang eingeschränkt sein.
Deshalb sollte eine gute Auftragszeiterfassungs-App auch ohne Internetverbindung zuverlässig funktionieren.
Die erfassten Zeiten werden direkt auf dem Smartphone gespeichert und können später synchronisiert werden, sobald wieder eine Verbindung besteht. So bleibt die Zeiterfassung jederzeit einsatzbereit. Sie funktioniert unabhängig vom Mobilfunknetz.
Cloud oder lokale Datenspeicherung?
Viele Auftragszeiterfassungs-Apps speichern sämtliche Daten automatisch in einer Cloud. Das ist für manche Unternehmen praktisch, andere bevorzugen jedoch eine Lösung, bei der sie selbst die Kontrolle über ihre Daten behalten.
Bei einer lokalen Datenspeicherung verbleiben Projektzeiten, Aufträge und Kundendaten zunächst direkt auf dem Smartphone. Erst wenn der Anwender dies ausdrücklich wünscht, werden die Daten synchronisiert oder auf den eigenen Rechner übertragen.
Vor allem Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen oder sensiblen Kundendaten schätzen diese Unabhängigkeit von externen Cloud-Diensten.
Für welche Unternehmen eignet sich die mobile Projekt- und Auftragszeiterfassung?
Eine Zeiterfassung auf dem Smartphone eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die Projekt- und Auftragszeiten erfassen und deren Mitarbeiter nicht dauerhaft an einem festen Arbeitsplatz tätig sind.
Dazu gehören unter anderem:
- Handwerksbetriebe
- Elektriker
- Installateure
- Maler
- Garten- und Landschaftsbauer
- Sachverständige
- Architekten
- Ingenieurbüros
- IT-Dienstleister
- Berater
- Freiberufler
- Servicetechniker
- Außendienstmitarbeiter
Ebenso profitieren kleinere Unternehmen von einer einfachen mobilen Zeiterfassung, weil keine aufwendige Infrastruktur erforderlich ist und die Einführung schnell gelingt.
Worauf sollten Sie bei einer Auftragszeiterfassungs-App achten?
Nicht jede App bietet den gleichen Funktionsumfang. Vor der Entscheidung lohnt sich ein genauer Blick auf die wichtigsten Kriterien.
Eine gute Lösung sollte:
- Projekt- und Auftragszeiten einfach erfassen
- Projekte und Aufgaben verwalten
- offline funktionieren
- eine intuitive Bedienung bieten
- Notizen und Fotos unterstützen
- Datenschutz ernst nehmen
- regelmäßige Updates erhalten
- einen zuverlässigen Support bieten
- Berichte oder Stundenzettel erstellen können
- bei Bedarf mit einer Desktop-Software synchronisiert werden können
Je einfacher die Bedienung, umso höher ist die Akzeptanz bei den Anwendern.
Zeiterfassung mit Xpert-Timer Mobil
Xpert-Timer Mobil wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die ihre Projekt- und Auftragszeiten direkt auf dem Smartphone erfassen möchten.
Die App funktioniert auch ohne Internetverbindung. Die erfassten Projekt- und Auftragszeiten sowie Kunden, Projekte und Aufgaben werden lokal auf dem Android-Gerät gespeichert. Dadurch behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten und entscheiden selbst, ob und wann eine Synchronisation erfolgen soll.
Zusatzmodule wie PDF-Reportdruck, Unterschriften oder Fotos ermöglichen eine lückenlose Dokumentation Ihrer Arbeit. Für Unternehmen, die bereits mit Xpert-Timer Pro arbeiten, lassen sich die mobil erfassten Zeiten bequem mit dem Desktop-System synchronisieren.
Xpert-Timer Mobil ist eine vollständige Lösung für die mobile Projekt- und Auftragszeiterfassung. Sie ist unabhängig, flexibel und kommt ohne Cloud-Zwang aus.
